Abrechnung

Kleinere Geschäfte führen Ihre gesamte Abrechnung über eine mehr oder weniger schlaue Kassa durch. Dort gibt es Kategorien und Gruppen und natürlich Waren. Die haben einen aktuellen Preis und pro Tag oder Tagesabschnitt kann man sich Ausdrucke geben lassen, wieviel man von welchem Produkt verkauft hat und was man eingenommen hat.

Diese Informationen sind essentiell, aber für eine Buchhaltung zu wenig. Hier sollte man ein wenig mehr haben. Einkaufspreise, Verkaufspreise, damit den einfachen Gewinn. Zur weiteren Planung wäre aber sicher auch interessant, welche Waren - oder Warengruppen - welchen Anteil am Umsatz haben, oder wieviel Produkte man letztes Jahr verkauft hat.

Hier setzt das Tool 'Abrechnung' an. Man gibt einfach seine Tageszettel (oder Tagesabschnittszettel) in das Programm ein und hat eine Fülle an Informationen für die Planung, aber auch die notwendigen Tabellen für die Buchhaltung. Die Bedienung sollte eigentlich selbsterklärend sein, aber im Folgenden erkläre ich im Schnellverfahren, wie man den Einstieg findet.

Bedienungshinweise

Nach dem Starten des Programmes sind die Möglichkeiten sehr eingeschränkt. Entweder lädt man eine bereits bestehende Datei oder man legt eine neue an. Da wir ja Einsteiger sind, entscheiden wir uns für letzteres und erstellen mit Hilfe des Menüs eine neue Datei.

Nun öffnet sich ein Tabellensystem mit 5 Reitern. Wir gehen zunächst zum letzten Reiter mit dem Namen 'Gruppen'. Hier legen wir mit Hilfe des Buttons 'Neu' zumindest eine Gruppe an. Eine Übereinstimmung mit den Gruppen der Kassa wäre sicher anzuraten. Wenn man mehr als eine Gruppe in der Kassa hat, kann und soll man die hier alle eintragen.

Der nächste Schritt führt uns zum 4. Reiter, den 'Produkten'. Hier legen wir in mühsamer Kleinarbeit alle Produkte der Kassa an. Da sich die Produkte hoffentlich nicht täglich ändern, sollte diese Arbeit aber nach dem ersten Tippen nicht mehr so schlimm sein. Ein neues Produkt hat doch überraschend viele Eigenschaften. Zunächst einmal eine ID (hier ist die Übereinstimmung mit der Kassa wieder hilfreich). Dann haben wir noch den Namen, den Netto-Einkaufspreis, den Brutto-Verkaufspreis, die Steuer und die Gruppenzugehörigkeit. Da nichts für die Ewigkeit ist, werden alle diese Eigenschaften mit einem Datum eingegeben. Daher können Änderungen der Eigenschaften jederzeit eingegeben werden, ohne Probleme bei der Berechnung alter Daten zu haben.
Was wären Regeln ohne Sonderfall. Es gibt natürlich auch noch Produkte, die einen variablen Verkaufspreis haben (täglich ändernd oder das beliebte Diverses Produkt). Hier einfach das entsprechende Häkchen setzen und man muß keinen Verkaufspreis mehr angeben. Häufig wird aber in einem solchen Fall auch das nächste Häkchen interessant sein: Nämlich das der Einkaufspreis ein Prozentsatz des Verkaufspreises ist.
Nachdem man alle Produkte eingegeben hat, kann man sich noch zur Sicherheit eine Excel-Tabelle aller Produkte speichern; die ist praktisch für den Vergleich.

Nach dem anstrengenden Anfang gehen wir nun zum ersten Reiter 'Tagesansicht' und geben die einzelnen Tagesabrechnungen ein. Pro Zeile gibt man nun zunächst eine Produkt ID ein und dann (je nach Produkt) die Menge oder den Preis. In allen Feldern kann man einen Inlinerechner verwenden, sodaß man bei mehreren Zetteln pro Tag einfach die Anzahl dazuaddieren kann. Details zu den Eingabeoptionen kann man dem Hinweisabschnitt auf der Programmseite entnehmen.
Nun kämpft man sich Tag für Tag durch seine Abrechnungen und gibt die ganzen Waren ein. Am unteren Ende der Tabelle sind die Summen bereits aktuell pro Tag zu sehen.

Und nun zum Ergebnis der ganzen Arbeit. Auf den Reitern 'Summenansicht' und 'Gruppenansicht' kann man sich nun beliebige Zeitabschnitte (Monats- und Jahresabrechnungen werden sicher beliebt sein) ansehen, drucken und in Excel- Tabellen ausgeben lassen.

Zwischendurch sollte man nicht auf das Speichern vergessen, denn sonst wäre vielleicht viel Arbeit durch eine Unachtsamkeit verloren. Das Speicherformat ist btw ein recht einfaches XML, sodaß man sich das gerne einmal ansehen kann wenn man will. Nur mit der Hand ändern sollte man sich gut überlegen, denn kleine Änderungen können oft große Folgen haben.

Das Programm wurde bereits von 2 Firmen erfolgreich eingesetzt und sollte somit hoffentlich die schlimmsten Kinderkrankheiten hinter sich haben. Somit noch viel Spaß mit dem Programm!

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